Google Workspace aide les étudiants et le personnel de la University College Dublin à gagner du temps et à partager davantage

Pour que les étudiants, les enseignants et le personnel puissent rester connectés entre eux et aux ressources en ligne, l'université UCD devait faciliter l'accès à la messagerie et aux outils de productivité, sans alourdir la charge du service informatique. "Le réseau devait être très ouvert et indépendant de tout appareil, et toutes les fonctionnalités devaient être accessibles via le Wi-Fi", a indiqué Brian Morrissey, le directeur des services Web de l'établissement. Avec 32 000 étudiants et 6 000 membres du personnel, le réseau du campus pouvait compter pas moins de 40 000 ordinateurs, tablettes et smartphones utilisant la messagerie et le partage de documents. "Notre campus avait besoin de fonctionnalités permanentes et ne voulait pas avoir à se préoccuper de l'inscription des appareils ou de la connexion à la messagerie", a-t-il ajouté.

Le système de messagerie Sunmail de l'université était fastidieux à gérer pour Brian Morrissey et ses collègues du service informatique, et manquait de convivialité pour les étudiants et le personnel. "Il pesait lourd sur les ressources en termes de coûts et de maintenance, deux aspects que nous cherchions à éliminer", a indiqué Brian Morrissey. "Le service informatique devait gérer et surveiller plusieurs grands serveurs de messagerie, sans oublier les logiciels antivirus et antispam qui devaient s'exécuter sur un nombre encore plus important de serveurs. Les étudiants et le personnel se plaignaient des faibles quotas de stockage associés à leur compte, qui les obligeaient à supprimer régulièrement des messages." "Nous parlions d'un montant à six chiffres pour moderniser l'architecture d'un système qui serait de toute manière resté à la traîne en termes de fonctionnalités", a déclaré Brian Morrissey. "L'équipe informatique a alors décidé de passer à un système de messagerie basé sur le cloud, facile à déployer et à gérer."

Une transition facilitée grâce aux centres d'assistance sur site

L'université UCD a choisi Gmail pour remplacer son système de messagerie vieillissant et trop complexe. "Ce qui nous a convaincus d'opter pour la solution Google, c'est la fiabilité de Gmail, sa disponibilité permanente et sa facilité d'utilisation", a indiqué Brian Morrissey. "Tout le monde connaissait déjà son interface."

Pour que le déploiement de Google soit un succès, Brian Morrissey et ses collègues ont transféré les e-mails du personnel et des étudiants vers Gmail, département par département, avant de mettre en place des centres d'assistance temporaires dans chacun d'eux. "Nous nous étions installés dans les bureaux du personnel ou près des lieux de passage des étudiants", a indiqué Brian Morrissey. "Nous nous sommes beaucoup investis dans la promotion du produit, et au final, nos efforts ont payé, puisque personnel et étudiants sont rapidement passés au nouveau système de messagerie."

Alors que les étudiants et le personnel se familiarisaient avec Gmail, ils ont aussi découvert les autres outils Google Workspace, tels que Google Docs, Google Agenda et Google+. "Nous ne nous y attendions pas, parce que nous nous intéressions surtout à la messagerie", a déclaré Brian Morrissey. "Grâce à la possibilité d'accéder à Google Workspace depuis n'importe quel appareil, le personnel et les enseignants ont compris que l'application était plus facile à utiliser que les autres solutions de productivité. Google Agenda a changé la donne. Avant, les différentes applications d'agenda qu'utilisaient les départements de l'université ne nous offraient pas un moyen cohérent d'informer les étudiants des changements d'heure de cours ou de permanence des enseignants."

Des idées originales pour gagner du temps et partager des techniques d'enseignement

Les membres du personnel de l'université ont trouvé des moyens originaux d'utiliser Google Workspace en lieu et place des anciens processus fastidieux, et de rester encore plus facilement en contact entre eux et avec les étudiants. L'établissement a créé la communauté UCD Teaching and Learning sur Google+, dans laquelle il fait part de suggestions pour améliorer l'expérience d'apprentissage et collecte les avis des autres enseignants. "Sans Google, nous n'aurions certainement pas pu motiver autant de personnes qu'aujourd'hui", a indiqué Brian Morrissey. En outre, le service informatique a remplacé une liste de diffusion par sa propre communauté Google+, dans laquelle il présente ses nouvelles initiatives technologiques.

À l'école vétérinaire UCD, le personnel et les enseignants planifient les cours dans Google Workspace. Lorsque les enseignants ont demandé conseil à Matthew Hynes, le responsable en chef de l'équipe des services Web, afin de partager le programme scolaire plus efficacement et d'éviter les doublons d'un cours à l'autre, Matthew Hynes leur a suggéré de répertorier les cours de toutes les classes dans une feuille de calcul principale Google Sheets. Via Google Sites, Matthew Hynes a ensuite créé un site Web qui récupère les données de la feuille de calcul pour les afficher sous forme de graphiques, lesquels mettent clairement en avant les sujets étudiés et quand.

L'adoption de la solution Google a favorisé la mise en place de méthodes originales permettant de gagner du temps et d'améliorer l'enseignement. Elle a également permis à la UCD de réaliser des économies. Selon Brian Morrissey, l'ancienne solution de messagerie nécessitait en effet du matériel, de la maintenance ainsi que des solutions antivirus et antispam qui impliquaient des coûts considérables (montant à six chiffres), et qui sont devenus inutiles avec Gmail.

"Les utilisateurs ne nous appellent plus parce qu'ils n'arrivent pas à se connecter à leur messagerie ou à cause de la capacité de stockage", indique Brian Morrissey. "Avec Gmail, ils savent qu'ils ne risquent plus de dépasser les quotas."