La Universidad de Manhattan mejora los servicios de tecnología de la información para optimizar la asistencia que les brinda a los alumnos y los docentes

Con su reducido personal de TI, la Universidad de Manhattan no tenía economías de escala para proyectos más grandes, lo que resultaba costoso y poco efectivo. Con el traspaso a Google Cloud, el personal ahora pasa menos tiempo en el centro de datos y dedica más tiempo a las personas a las que atiende.

Con 22 miembros, el departamento de TI de la Universidad de Manhattan cuenta con recursos bastante limitados. "Al igual que las navajas suizas, podemos hacer frente a muchas cosas, pero no nos especializamos en ningún área", asegura Jake Holmquist, director de TI de la Universidad de Manhattan. "Gran parte de nuestro personal está compuesto por generalistas de TI, por lo que resulta difícil optimizar una buena solución". La universidad utilizaba muchas herramientas in situ, pero las necesidades aumentaron y los problemas se volvieron más complicados y costosos.

Testimonios de los usuarios

"Nuestra labor consistía principalmente en derribar las barreras de la nube y adquirir más confianza con respecto a los conceptos que al principio resultaban extraños tanto para los usuarios como para el personal de TI. A medida que derribábamos cada una de las barreras, el paso siguiente se nos volvía más sencillo".

Jake Holmquist, director de TI, Universidad de Manhattan

Realiza el traspaso a la nube

"Realizamos el traspaso a la nube", comenta Holmquist. "En la mayoría de los casos, fue la mejor respuesta". Desde 2008, la Universidad de Manhattan utiliza las herramientas de Google. Primero vino la transición a Gmail y eso, agrega Holmquist, "fue la muestra que necesitaba el equipo de TI para demostrarle al resto del campus que era posible operar en la nube". Tanto por lo que él llama una "perspectiva de confianza" como por la familiaridad y la facilidad de estas herramientas, resultó lógico adoptar Google por completo. "El hecho de tener cuentas de G Suite existentes permitió que nuestro equipo de TI obtuviera fácilmente acceso a las herramientas de Google Cloud y que pudiera delegar el acceso ni bien se pusieron en marcha los servicios", afirma.

El enfoque del equipo de TI comenzó con sistemas "sin datos" que eran redundantes y tenían un riesgo bajo: DNS y pequeños sitios web sin información personal. "A medida que aceleramos la adopción de la nube y la migración de más servicios para usuarios", comenta Holmquist, "comenzamos a insertar la frase 'entorno de nube seguro' en los mensajes que enviábamos sobre las actualizaciones y las migraciones. Junto con eso, la mensajería incluyó una nueva capa de redundancia y los servicios de alta disponibilidad tuvieron un mejor rendimiento y fueron más redundantes y confiables una vez que se migraron a la nube, algo que no habríamos logrado nunca en el campus".

A medida que pasaba el tiempo, "nuestra labor consistía principalmente en derribar las barreras de la nube y adquirir más confianza con respecto a los conceptos que al principio resultaban extraños tanto para los usuarios como para el personal de TI", confiesa. "A medida que derribábamos cada una de las barreras, el paso siguiente se nos volvía más sencillo".

Holmquist señala que cuando adoptó Google Cloud en 2014, las herramientas no estaban bien documentadas. Desde entonces, sin embargo, "las herramientas son mucho más fáciles de usar, se pueden realizar muchas más acciones desde la IU y la documentación es mucho mejor, ya que contiene ejemplos más útiles y cuenta con una mayor comunidad de asistencia".

Los desafíos demuestran ser gratificantes

El desafío principal de la Universidad de Manhattan estaba relacionado con las grandes apps comerciales que habían migrado. La mayoría de estas apps estaban diseñadas para el centro de datos y, según afirma Holmquist, "por nuestra experiencia, no tuvieron un buen rendimiento dinámico cuando se las migró a la nube. Nuestro mayor obstáculo fue definir estos parámetros de configuración (documentados de forma inadecuada) a fin de optimizar las apps para las nuevas oportunidades que brinda la nube".

Aun así, agrega que, en realidad, su mayor logro a la fecha provino de ese desafío, ya que, en julio de 2017, implementaron Banner 9, una actualización de su sistema anterior.

"Una implementación típica en nuestro centro de datos significaba comprar un hardware de cientos de miles de dólares. Además, no teníamos ninguna garantía de que ese hardware se nos entregara y aprovisionara a tiempo para poder realizar pruebas y hacer el lanzamiento a mediados de 2017", afirma. "En cambio, adoptamos el enfoque sin precedentes de implementar estos nuevos componentes de Banner 9 en Compute Engine de GCP. Durante la instalación, pudimos poner en marchar varios componentes de forma rápida y fácil, y actualizar las pruebas. Cuando fracasamos, borramos rápidamente la instancia y volvimos a empezar en cuestión de minutos. Con la ayuda del equipo de Atención al cliente de Google, pudimos identificar una serie de parámetros de configuración relacionados con el VPN de sitio a sitio (componentes de Banner 9 en GCP que se comunican con la base de datos in situ), el ajuste del rendimiento del servidor de apps y finalmente la alta disponibilidad y la SSL".

Al final, pudieron implementar un entorno de producción con "un excelente rendimiento y un nivel de alta disponibilidad que no podríamos haber logrado en el campus".

Ahora la universidad puede poner en marcha y aprovisionar un nuevo sistema en cuestión de minutos. "Si necesitamos volver a empezar, podemos borrarlos con aún mayor rapidez", afirma. "Lo que es mejor, más miembros de nuestro personal pueden iniciar los servicios que necesitan en lugar de esperar a que el administrador del sistema se los proporcione".

Disfruta del progreso y mira hacia el futuro

Por sobre todas las cosas, Holmquist tuvo la intención de sacar al equipo de TI del centro de datos y que participaran más en iniciativas para los usuarios. "No cabe duda de que cruzamos un umbral, ya que tenemos más sistemas alojados en GCP que en nuestro centro de datos", afirma. "En vez de mantener los servidores, reemplazar los componentes defectuosos y aplicar parches, ahora nos centramos en hacer que nuestras apps se ejecuten con mayor eficacia, lo que genera un beneficio más mensurable para nuestros usuarios finales".

Además, las funciones de las que ahora dependen los usuarios del campus, como el alto nivel de rendimiento y disponibilidad, en algún momento fueron demasiado costosas para que la universidad las implementara por su cuenta, especialmente porque cuenta con recursos limitados. "Con Google Cloud, estas funciones están disponibles para nosotros sin grandes costos por adelantado y, en la mayoría de los casos, solo son parte del conjunto de herramientas", comenta. "Lo mejor de todo es que los costos son una fracción de lo que habríamos pagado en el campus y, además, todo se puede administrar de forma efectiva con el personal existente".

Si bien la Universidad de Manhattan hizo un progreso enorme, muchos planes aún siguen en proceso. La institución continuará reemplazando los servidores del centro de datos por desgaste y seguirá trabajando para explorar formas más efectivas de prestar servicios en la nube.

Holmquist está satisfecho porque el equipo de TI puede dedicar más recursos a "mejoras de procesos empresariales" mediante flujos de trabajo electrónicos, además de comprender mejor los datos del campus por medio de iniciativas de informes de datos y estadísticas que se realizan con las oficinas del campus. El departamento transformó con éxito el puesto de TI interno tradicional en "un capacitador de tecnología que les ofrece a los usuarios estas nuevas herramientas". Holmquist está ansioso por ver cómo se podrían usar las herramientas de aprendizaje automático y estadísticas para fomentar este esfuerzo.

Por ahora, según Holmquist, "GCP nos proporcionó un conjunto de herramientas para resolver problemas complejos que no podríamos haber resuelto solos".

Testimonios de los usuarios

"GCP nos proporcionó un conjunto de herramientas para resolver problemas complejos que no podríamos haber resuelto solos".

Jake Holmquist, director de TI, Universidad de Manhattan

Perfil de la organización

Ubicada en la sección de Riverdale del Bronx, en la Ciudad de Nueva York, y fundada en 1853, la Universidad de Manhattan es una institución católica lasallista, independiente y mixta de educación superior. Ofrece más de 40 programas de licenciatura en las áreas de artes liberales, negocios, educación y salud, ingeniería y ciencia, además de una división de posgrado y estudios profesionales y continuos.

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